Note au bourgmestre sur la numérisation des documents du Conseil communal

J’ai transmis ce lundi 10 juin une note de travail au bourgmestre, dans laquelle je pointe une série d’enjeux à prendre en compte dans le cadre de la numérisation des procédures du Conseil communal. Je la reprends ici pour mémoire.

La numérisation, actuellement en cours, des documents de travail du Conseil communal, ouvre des perspectives intéressantes pour faciliter le travail des conseillers et du secrétariat communal et pour améliorer la publicité de procédures pour tous les citoyens. La note qui suit, rédigée suite à une discussion en réunion des chefs de groupe le 27 mai dernier, vise à identifier des améliorations possibles au dispositif qui est en train d’être mis en place.

Préambule

Il est important de garder à l’esprit que l’on ne peut exiger de tous les conseillers qu’ils renoncent au papier. Certaines personnes ne sont pas à l’aise dans l’usage d’un ordinateur ou ont des problèmes de vue qui limitent leur possibilité de lire de longs documents sur écran. Et même les conseillers qui choisiront le passage au tout-numérique continueront, dans leur grande majorité, à imprimer certains documents nécessitant un travail plus approfondi ou dont la mise en page ne facilite pas la lecture sur écran.

Si la demande se manifeste, des formations pourraient être organisées pour faciliter la transition vers la technologie numérique ; et notamment vers certains aspects particuliers, comme l’utilisation de signatures électroniques ou d’un logiciel de type FTP permettant d’accéder à des documents situés sur un serveur (cf. infra).

Préalables au passage au tout-numérique

Sur le plan pratique, les différents lieux de réunion (salle du Conseil, salles de commissions, annexe de l’hôtel de Ville, hôtel de police et autres) doivent être équipés de prises électriques (au moins dans les locaux où ont lieu des réunions de plus de deux heures) et d’un réseau wifi fiable et correctement dimensionné. Cette contrainte doit être prise en compte lorsqu’une réunion de longue durée est organisée dans un autre lieu (au Grand Curtius par exemple).

Sur le plan de la sécurité juridique des décisions du Conseil, il est essentiel d’avoir un degré de certitude relativement élevé sur le fait que les documents ont bien été acheminés vers tous les membres du Conseil – ce que le courrier électronique ne permet généralement pas (en raison des systèmes antispam de type blacklisting ou greylisting, de la saturation des boîtes mail, etc). L’usage d’accusés de réception pourrait être une solution, mais, sauf à développer un logiciel adapté pour les gérer, cela risque de s’avérer très fastidieux à gérer pour le secrétariat communal. La fourniture à chaque conseiller d’une boîte mail sur le serveur de la Ville (et non d’un simple alias) est sans doute la meilleure solution, qui évitera autant le filtrage intempestif qu’elle permettra d’identifier facilement les boîtes qui arrivent à saturation.

Sur le plan financier, la numérisation implique un transfert de coûts de la Ville vers les conseillers qui l’accepteront. Ils semblerait logique que cela se traduise dans la prise en charge des frais informatiques des conseillers par la Ville, par exemple en différenciant les montants en fonction du choix de chaque conseiller de passer ou non au tout numérique.

La plate-forme ZED

La plate-forme « Zone d’échange de documents » (ZED) est indéniablement une belle avancée, elle souffre encore cependant de deux lacunes importantes à mes yeux :

D’une part, l’impossibilité de récupérer en local des documents de façon massive (imagine-t-on qu’il soit nécessaire de cliquer plusieurs centaines de fois pour récupérer tous les projets de délibération d’un Conseil communal ?). Un accès FTP (ou équivalent, type Dropbox) à l’arborescence de fichiers devrait donc être possible.

D’autre part, l’impossibilité d’être informé dynamiquement des documents mis en ligne. L’idée selon laquelle il suffirait de recommander aux conseillers communaux d’« aller voir régulièrement » sur le site si des nouveautés ont été postées doit être immédiatement et définitivement battue en brèche, pour deux raisons : d’une part, les conseillers ont autre chose à faire de leurs journées (et un système comme celui-ci est sensé simplifier la vie) et d’autres part, il ne saurait être question de passer en revue toute l’arborescence chaque fois qu’on cherche un document. Je suggère ici, au minimum, la création d’un flux RSS reprenant les derniers documents mis en ligne (avec la date de mise en ligne et un lien de téléchargement direct) ainsi qu’une page html dans l’interface remplissant la même fonction. Certains conseillers préféreront peut-être d’autres types de notifications (mail, skype, jabber,…) qu’il est également possible de mettre en place.

Je suggère également les améliorations suivantes :

La possibilité de télécharger l’intégralité d’un répertoire sous la forme d’une archive compressée (ZIP, GZIP, ou autre format ouvert,…), qui pourrait éventuellement suppléer partiellement à l’absence d’un accès FTP ou équivalent.

L’usage systématique de formats ouverts. La conversion, avant leur mise en ligne, de tous les fichiers issus d’un traitement de texte vers le format PDF doit être systématique (ou vers ODT lorsqu’on souhaite que le fichier reste éditable). Le format PDF assure la compatibilité avec toutes les plates-formes (à la différences de formats DOC, DOCX ou autres) et garantit que toutes les impressions du documents seront semblables (ce qui peut notamment éviter des confusions sur la pagination d’un document long qui sera, sans cela, visualisé ou imprimé de façon légèrement différente par des logiciels différents).

Eviter, autant que possible de diffuser des pdf scannés. La possibilité d’une recherche plein texte sans passer par un logiciel de reconnaissance de caractères (OCR) doit être la norme.

La conversion en pdf de fichiers « powerpoint » ou équivalents doit se faire sans inclure le fond d’écran, qui alourdit considérablement le fichier et le rend difficilement imprimable.

La récursivité des dates de mises à jour dans l’arborescence. Si le fichier D situé dans le répertoire A/B/C/ a été mis à jour, la date de mise à jour de A doit en être modifiée.

L’adoption d’une nomenclature stricte dans le nommage des fichiers, permettant d’effectuer des tris automatiques.

La création de classements transversaux / d’un outil de recherche complexe, permettant par exemple de regrouper les documents par échevinat, par type de documents, etc.

La publicité pour les citoyens

La numérisation du travail du Conseil permet de simplifier fortement la publicité d’un certain nombre d’informations utiles au citoyen. Il serait regrettable de ne pas en profiter.

Outre la ZED elle-même (dont on peut se demander pour quelle raison elle n’est accessible qu’aux conseillers communaux), je pense en particulier à la mise en ligne, sous la forme d’une base de données, d’un bulletin des questions orales et écrites et des interpellations (cf. ma question écrite du 30 mai ) mais les possibilités sont nombreuses.

Autres propositions

Si des documents à caractère sensible doivent être échangés par courriel, il serait souhaitable de généraliser l’usage de signatures électroniques, permettant d’authentifier l’expéditeur (et, dans un second temps, de chiffrer certains messages, même si cette seconde préoccupation concerne assez peu le Conseil communal à mon estime).

La numérisation de la revue de presse quotidienne devrait permettre d’éviter des coûts importants, en photocopies et en frais postaux.